Kas yra DVS?
Dokumentų valdymo sistema (DVS) - programinė įranga, įgalinanti efektyviai, optimizuotais kaštais tvarkyti, sisteminti įmonės dokumentaciją per visus etapus nuo sukūrimo iki archyvavimo. Tai visapusiškas įrankis, leidžiantis automatizuoti dokumentais pagrįstus procesus, užtikrinantis tvarką ir saugų informacijos valdymą bei pasiekiamumą iš bet kurios vietos, naudojantis naršykle ar mobiliuoju įrenginiu.
Kodėl DVS yra svarbu?
Modernus dokumentų valdymas turi daugybę galimybių, kurios gali palengvinti kasdienius finansų, pardavimų, personalo ir kitų skyrių, susiduriančių su dideliais dokumentų kiekiais, darbą. Tampa svarbu naudoti dokumentų valdymo sistemą milžiniško informacijos srauto, didelės konkurencijos ir operatyvaus darbo sąlygomis, siekiant suteikti verslui konkurencinį pranašumą.
Procesų optimizavimas, veiklos efektyvumo didinimas: dvs ne tik sumažina klaidų tikimybę, rankinio darbo apimtis, pvz., dokumentų nešiojimą per skirtingus skyrius tvirtinimui, taip didinant viso verslo efektyvumą, bet ir optimizuoja procesus juos automatizuodamas.
Atsakingas informacijos valdymas: užtikrinamas tikslus, greitas ir saugus dokumentų paieškos procesas, leidžiantis akimirksniu rasti reikiamą informaciją, išlaikant procesų tęstinumą ir darbuotojų produktyvumą.
Nuotolinis ir mobilus darbas: galimybė pasirašyti ar tvirtinti dokumentus per nuotolį įgalina sklandžią įmonės veiklą hibridinio darbo sąlygomis ir užtikrina, kad svarbūs procesai nestrigs darbuotojui esant ne biure, pvz., verslo kelionės metu ar dirbant nuotoliniu būdu.
Skaidrumas ir reglamentų atitikimas: dokumentų valdymo sistemoje galima stebėti kiekvieno dokumento istoriją, kas jį peržiūrėjo, redagavo ar patvirtino, nustatant prieigos teises ir užtikrinant saugų asmens duomenų tvarkymą (BDAR).
Pagrindiniai DVS privalumai
Investicija į patikimą, paprastai integruojamą dokumentų valdymo sistemą atneš apčiuopiamos naudos, ypač jei sieksite tvaraus, ekonomiško ir nesudėtingo, nereikalaujančio IT ar programavimo žinių, sprendimo jūsų organizacijai.
Išlaidų mažinimas: gerokai sumažinamos popieriaus, spausdinimo (tame tarpe ir spausdintuvų eksploatacijos), archyvavimo ir fizinio saugojimo išlaidos.
Darbo našumo didinimas: laikas, sugaištas ieškant dokumentų ar nešiojant juos po kabinetus tvirtinimui, virsta produktyviai naudojamu laiku. Automatizuotas darbas leidžia darbuotojams dirbti efektyviau didinant visos įmonės spartą.
Didesnis saugumas: dvs užtikrina aukštesnį duomenų saugumo lygį nei popieriniai archyvai. Galima nustatyti hierarchinę ir vaidmenimis grįstą prieigą prie kiekvieno dokumento ar aplanko. Dokumentai yra apsaugoti nuo fizinio praradimo, vagystės ar nelaimingų atsitikimų.
Nereikalaujanti gilių IT ar programavimo žinių aplinka: Sistema leidžia kurti ir keisti verslo procesus be programavimo žinių. Naudotojai gali patys konfigūruoti darbo eigas, formas, taisykles ir tvirtinimo logiką.Tai suteikia lankstumo, mažina priklausomybę nuo IT skyriaus ir leidžia greitai reaguoti į verslo pokyčius.
Kas naudoja DVS?
DVS yra modernus skaitmeninis sprendimas, turintis daug galimybių. Sistema tinka visoms augančioms organizacijoms ar jų skyriams, generuojantiems didelį kiekį dokumentų ir siekiantiems geresnio jų valdymo administraciniuose, pardavimo, gamybos, logistikos ir kituose procesuose.
Finansai ir apskaita: Sąskaitų, ataskaitų, biudžetų valdymui ir automatiniam apdorojimui. Užtikrina operatyvų sąskaitų apmokėjimą, sumažina klaidų riziką, geresnę audito ir atsekamumo kontrolę.
Žmogiškieji ištekliai (HR): Darbuotojų bylų, sutarčių, atostogų prašymų tvarkymui. Užtikrina greitesnį naujų darbuotojų įdarbinimo procesą, konfidencialios informacijos apsaugą, paprastesnę BDAR atitikties priežiūrą.
Įsigijimų (pirkimų) ar teisės skyrius: Sutarčių rengimui, peržiūrai, patvirtinimui ir archyvavimui. Užtikrina trumpesnį sutarčių tvirtinimo laiką, teisinę atitiktį, lengvesnį versijos sekimą.
Gamyba ir logistika: Kokybės kontrolės dokumentų, užsakymų, tiekimo grandinės valdymui. Užtikrina geresnę kokybės dokumentacijos kontrolę, greitesnį užsakymų vykdymą.
Kodėl verta rinktis DVS?
Jeigu jūsų verslas siekia pereiti nuo neefektyvaus popierinio ar chaotiško skaitmeninio darbo prie modernaus, organizuoto ir saugaus proceso, DVS dokumentų valdymo sistema yra geras ir tvarus sprendimas, kuris tiek suteikia konkurencinį pranašumą tiek ilgainiui atsiperka per padidėjusį efektyvumą ir sumažintas išlaidas.
Rinkitės Konica Minolta DVS, kad:
Optimizuotumėte verslo procesus ir dokumentų valdymą;
Užtikrintumėte aukščiausią dokumentų ir duomenų saugumo lygį;
Lengvai pasiektumėte reikiamą informaciją bet kuriuo metu;
Būtumėte ne tik konkurencingi, bet ir tvarūs bei sumažintumėte popieriaus naudojimą.
Nelaukite, kol nevaldomas dokumentų ir nesaugių duomenų chaosas įsigalės jūsų įmonėje! Susisiekite su mumis jau šiandien ir sužinokite, kaip moderni, nesudėtinga naudoti Konica Minolta dokumentų valdymo sistema gali tapti jūsų tvaraus ir sėkmingo verslo dalimi.
