DVS personalo skyriuje: kaip skaitmenizuoti darbuotojų priėmimą, atostogų prašymus ir sutartis?
Popierinis dokumentų valdymas ne tik eikvoja laiką, bet ir didina klaidų riziką. Šią problemą sprendžia skaitmenizuota DVS, iš esmės transformuojanti rutininius HR procesus. Ji sutrumpina dokumentų pasirašymo laiką bei užtikrina pagrindinį skaitmenizacijos tikslą – operatyvumą, visišką procesų skaidrumą bei patogumą tiek darbuotojams, tiek HR komandai.
Darbuotojų priėmimas (Onboarding) be popieriaus: nuo kandidato anketos iki darbo sutarties
Vienas svarbiausių darbuotojo patirties etapų yra įvedimas į įmonę. Šiuolaikinė DVS leidžia visą priėmimo eigą perkelti į skaitmeninę erdvę. Kai kandidatas patvirtinamas, sistema pagal suvestus duomenis automatiškai sugeneruoja asmens duomenų surinkimo formas, darbo sutartį bei privalomas saugos instrukcijas.
Darbuotojui nebereikia vykti į biurą vien tam, kad padėtų parašą. Dėl sklandžios integracijos su el. parašo sprendimais (kvalifikuotu el. parašu, „Smart-ID“, „Mobile-ID“), visus reikiamus dokumentus naujas darbuotojas gali pasirašyti nuotoliniu būdu, dar prieš pirmąją savo darbo dieną. Tai leidžia pirmąją darbo dieną skirti tam, kas svarbiausia – pažinčiai su komanda ir įmonės kultūra, o ne varginančioms biurokratinėms procedūroms.
Atostogų ir kitų prašymų valdymas: savitarna ir automatinis tvirtinimas
Pamirškite po kabinetus klaidžiojančius popierinius atostogų prašymus. DVS platformoje veikiantis darbuotojų savitarnos modulis leidžia teikti atostogų, nedarbingumo ar komandiruočių prašymus vos keliais paspaudimais.
Vos tik darbuotojas pateikia prašymą, sistema aktyvuoja automatinius tvirtinimo maršrutus (angl. workflow). Dokumentas akimirksniu pasiekia tiesioginį vadovą, o po jo patvirtinimo – HR skyrių ir buhalteriją. Be to, sistemoje automatiškai skaičiuojami atostogų likučiai ir sinchronizuojami komandos kalendoriai. Tai leidžia vadovams išvengti situacijų, kai atostogauti vienu metu išeina pusė skyriaus, o HR specialistams nebereikia rankiniu būdu sekti sukauptų dienų.
Darbo sutarčių, pakeitimų ir vidinių teisės aktų pasirašymas el. būdu
Laikui bėgant, keičiasi darbuotojų pareigos, atlyginimai, atnaujinamos įmonės tvarkos. Parengti ir pasirašyti darbo sutarties priedą ar papildomą susitarimą per DVS užtrunka vos kelias minutes.
DVS yra nepakeičiamas įrankis ir tuomet, kai komandą reikia supažindinti su vidinėmis įmonės taisyklėmis. Užuot rinkus fizinius parašus, šį procesą perima ir seka audito funkcija (angl. Audit Trail), kuri tiksliai fiksuoja, kada darbuotojas atidarė, perskaitė ir patvirtino dokumentą. Ši audito seka kartu su elektroniniu parašu užtikrina visišką teisinę dokumentų galią ir atitiktį galiojantiems Darbo kodekso reikalavimams, todėl ginčo atveju įmonė turi patikimus įrodymus.
Duomenų saugumas, BDAR (GDPR) atitiktis ir saugojimo terminų valdymas
Personalo skyrius kasdien dirba su itin jautriais asmens duomenimis – nuo asmens kodų iki informacijos apie sveikatą ar atlyginimą. Ant stalo paliktas fizinis dokumentas yra tiesioginis BDAR (GDPR) pažeidimas.
DVS padeda užtikrinti aukščiausio lygio duomenų apsaugą per griežtą teisių ribojimą – konfidencialią informaciją mato tik tam įgalioti asmenys. Visi duomenys sistemoje yra šifruojami. Be to, sistema sprendžia dokumentų saugojimo terminų problemą: užuot rankiniu būdu peržiūrinėjus archyvus, DVS automatiškai seka terminus ir, pasibaigus numatytam laikotarpiui, inicijuoja saugų duomenų trynimą arba perkėlimą į ilgalaikį archyvą.
Kaip pasirinkti tinkamą DVS ir sėkmingai įdiegti skaitmenizaciją įmonėje?
- Įvertinkite įmonės dydį ir procesų sudėtingumą. Nedidelei komandai dažnai pakanka standartinio debesijos sprendimo. Tačiau stambioms organizacijoms reikia sistemos, galinčios prisitaikyti prie sudėtingų, daugiapakopių tvirtinimo maršrutų ir didelių duomenų srautų.
- Atlikite turimos programinės įrangos auditą. Sudarykite sąrašą, kokias verslo valdymo (ERP), buhalterinės apskaitos ar atlyginimų skaičiavimo programas jau naudojate.
- Reikalaukite protingų integracijų. Norint, kad procesai vyktų sklandžiai, DVS turi gebėti su šiomis sistemomis „susikalbėti“. Praktinis pavyzdys: idealu, kai DVS patvirtintas atostogų prašymas automatiškai perduodamas į buhalterinę programą, visiškai eliminuojant rankinį duomenų perrašinėjimą.
Ne mažiau svarbus yra pokyčių valdymas (angl. Change Management). Rekomenduojama skaitmenizaciją įgyvendinti laipsniškai: pradėti nuo pilotinio projekto (pavyzdžiui, tik atostogų prašymų modulio), organizuoti darbuotojų mokymus ir aiškiai komunikuoti naujovių naudą. Sėkmingą DVS diegimo grąžą (ROI) greitai pajusite per sutaupytas HR komandos darbo valandas, sumažėjusį pamestų dokumentų skaičių ir kur kas greitesnį sprendimų priėmimo laiką.
Žingsnis link modernaus HR valdymo
Personalo skyriaus pagrindinis tikslas yra rūpintis žmonėmis, o ne popieriais. Automatizavus rutininius procesus, HR komanda gali susitelkti į talentų paiešką, darbuotojų motyvaciją ir įmonės kultūros puoselėjimą.
Nelaukite, kol popieriniai procesai ims stabdyti jūsų įmonės augimą. Optimizuokite savo veiklą jau šiandien! Atraskite „Konica Minolta“ DVS sprendimą ir suplanuokite individualią konsultaciją jūsų verslui.
