/
/

Elektroninis pasirašymas ir formos: kaip skaitmenizuoti biuro formalumus?

Popieriniai dokumentai, ilgi derinimo procesai ir fizinis pasirašymas – visa tai tampa praeitimi. Šiandien įmonės vis dažniau renkasi skaitmeninius sprendimus, kurie leidžia dirbti greičiau, saugiau ir efektyviau. Vienas iš tokių sprendimų – Konica Minolta dokumentų valdymo sistema (DVS), siūlanti integruotą elektroninio pasirašymo ir formų valdymo funkcionalumą.

Kas yra elektroninis pasirašymas?

Elektroninis parašas – tai skaitmeninis būdas patvirtinti dokumento autentiškumą ir pasirašiusio asmens tapatybę. Naudojant DVS, galima:

  • Pasirašyti dokumentus tiesiogiai sistemoje;

  • Naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą (pvz., Smart-ID, Mobile-ID);

  • Stebėti, kas ir kada pasirašė dokumentą.

Tai leidžia atsisakyti fizinio dokumentų spausdinimo ir siuntimo, taip taupant laiką ir išlaidas.

Skaitmeninės formos – greitesni procesai

DVS leidžia kurti ir naudoti interaktyvias skaitmenines formas, kurios pakeičia popierinius prašymus, anketas ar sutikimus. Pavyzdžiai:

  • Atostogų prašymai;

  • Darbuotojų registracijos formos;

  • Klientų sutikimai dėl duomenų tvarkymo.

Formos gali būti automatiškai nukreipiamos atsakingiems asmenims, o jų užpildymas – stebimas realiu laiku.

Automatizuotas derinimo procesas

Naudojant DVS, dokumentų derinimas tampa automatizuotas:

  • Sistema automatiškai nukreipia dokumentą pasirašymui ar peržiūrai

  • Galima nustatyti pasirašymo seką

  • Visi veiksmai fiksuojami audito žurnale

Tai užtikrina skaidrumą ir leidžia greitai identifikuoti, kurioje proceso stadijoje yra dokumentas.

Saugumas ir atitiktis teisės aktams

Elektroninis pasirašymas DVS sistemoje atitinka:

  • BDAR (Bendrojo duomenų apsaugos reglamento) reikalavimus

  • eIDAS reglamentą, reglamentuojantį elektroninius parašus ES

  • Nacionalinius teisės aktus dėl dokumentų galiojimo

Tai reiškia, kad skaitmeniniu būdu pasirašyti dokumentai turi tokią pačią teisinę galią kaip ir popieriniai.

Nauda verslui

Įdiegus elektroninį pasirašymą ir skaitmenines formas, įmonės gauna:

✅ Greitesnį dokumentų apdorojimą
✅ Mažesnes administracines išlaidas
✅ Patogesnį darbą nuotoliniu būdu
✅ Geresnę klientų ir darbuotojų patirtį

Dalintis: