Kas yra dokumentų valdymo sistema (DVS)?
Konica Minolta dokumentų valdymo sistema leidžia centralizuoti įmonės dokumentus ir automatizuoti dokumentų procesus – nuo dokumento registravimo iki jo tvirtinimo ir archyvavimo. Sistema padeda organizacijoms sumažinti popierinių dokumentų kiekį, greičiau rasti reikalingus dokumentus ir užtikrinti sklandų informacijos valdymą visoje organizacijoje.
Naudodami DVS galite:
✔ centralizuotai saugoti dokumentus vienoje sistemoje;
✔ automatizuoti dokumentų tvirtinimo procesus;
✔ greitai rasti dokumentus naudojant paiešką;
✔ integruoti dokumentų valdymą su įmonės išteklių planavimo (ERP) ir klientų santykių valdymo (CRM) sistemomis.
Užpildykite formą ir sužinokite, kaip dokumentų valdymo sistema gali veikti jūsų organizacijoje.
Šios organizacijos Lietuvoje jau naudoja Konica Minolta DVS
Pagrindiniai dokumentų valdymo sistemos privalumai
Efektyvesnis dokumentų valdymas
Automatizuokite dokumentų registravimo, tvirtinimo ir archyvavimo procesus ir sumažinkite rankinio darbo kiekį.
Centralizuota dokumentų saugykla
Visi įmonės dokumentai saugomi vienoje sistemoje ir lengvai randami naudojant paiešką.
Integracijos su verslo sistemomis
DVS gali būti integruojama su ERP, CRM, apskaitos ir kitomis verslo sistemomis.
Saugus informacijos valdymas
Prieigos kontrolė ir dokumentų versijų istorija užtikrina dokumentų saugumą.
Kaip veikia dokumentų valdymo sistema?
Dokumentų valdymo sistema automatizuoja visą dokumento gyvavimo ciklą – nuo jo gavimo ar sukūrimo iki saugaus archyvavimo. Sistema leidžia valdyti dokumentų srautus, priskirti užduotis darbuotojams ir realiu laiku matyti kiekvieno dokumento būseną. Dokumento kelias sistemoje paprastai atrodo taip:
- Dokumento registravimas. Dokumentas gali būti įkeltas rankiniu būdu arba automatiškai gautas iš el. pašto, skenerio ar kitos verslo sistemos.
- Dokumento paskirstymas. Sistema automatiškai priskiria dokumentą atsakingiems darbuotojams pagal nustatytas taisykles ir procesus.
- Derinimas ir tvirtinimas. Darbuotojai gali peržiūrėti dokumentą, pateikti komentarus, derinti ar patvirtinti jį sistemoje.
- Archyvavimas ir paieška. Patvirtinti dokumentai saugomi centralizuotoje saugykloje, kur juos galima greitai rasti naudojant išplėstinę paiešką.
Tokiu būdu dokumentų valdymo sistema padeda užtikrinti sklandų dokumentų judėjimą organizacijoje ir sumažina rankinio darbo kiek
Pamatykite, kaip veikia dokumentų valdymo sistema
Peržiūrėkite trumpą demonstraciją, kaip Konica Minolta dokumentų valdymo sistema leidžia registruoti dokumentus, valdyti jų tvirtinimo procesus ir archyvuoti informaciją vienoje sistemoje.
Pagrindinės dokumentų valdymo sistemos savybės
Susipažinkite su pagrindinėmis funkcijomis, kurios padeda automatizuoti dokumentų procesus ir efektyviai valdyti organizacijos informaciją.
Lengvas procesų kūrimas
Procesus galite kurti ir keisti naudodami drag & drop principą.
Greita prieiga
Dokumentus galima pasiekti per interneto naršyklę ar mobilų įrenginį.
Neribotos konfigūracijos
Sistema lengvai pritaikoma įvairiems verslo procesams.
Procesų valdymas realiu laiku
Stebėkite dokumentų būseną ir darbo eigą vienoje sistemoje.
Mažesnės administracinės išlaidos
Automatizuoti procesai padeda sumažinti administracines išlaidas.
Duomenų saugumas
Prieigos kontrolė ir audito funkcijos užtikrina dokumentų saugumą.
Integracijos
Galimybė integruoti su ERP, CRM ir kitomis verslo sistemomis.
Moderni vartotojo sąsaja
Intuityvi sistema leidžia greitai pradėti dirbti.
Išplėstinė dokumentų paieška
Greitai raskite reikalingus dokumentus pagal pavadinimą, turinį, metaduomenis ar dokumento tipą.
Dokumentų procesų automatizavimas
Naudojant Konica Minolta dokumentų valdymo sistemą, organizacijos gali modeliuoti ir automatizuoti dokumentų procesus – nuo registravimo iki derinimo, tvirtinimo ir archyvavimo. Tai padeda efektyviai valdyti dokumentų procesus ir užtikrina sklandų informacijos judėjimą visoje organizacijoje.
Kiekvienas procesas sistemoje gali būti sudarytas iš kelių etapų, kuriuose dokumentas perduodamas skirtingiems darbuotojams ar skyriams. Taip sukuriama aiški dokumentų darbo eiga, leidžianti kontroliuoti procesų eigą ir atsakomybes.
Naudojant vizualų procesų modeliavimo įrankį galima nustatyti dokumentų judėjimo kelią, atsakingus darbuotojus, terminus, automatinius pranešimus bei patvirtinimo ar grąžinimo scenarijus. Tai leidžia automatizuoti verslo procesus, sumažinti klaidų tikimybę ir užtikrinti sklandų dokumentų judėjimą organizacijoje.dokumentų judėjimą visoje organizacijoje.
Funkcijos, pritaikytos jūsų poreikiams
Dokumentų valdymo sistema gali būti naudojama įvairiuose organizacijos procesuose – nuo sąskaitų faktūrų apskaitos ir sutarčių valdymo iki personalo dokumentų administravimo.
Platus verslo programų pasirinkimas
Paruoštos įdiegti verslo programos. Įvairios funkcijos kiekvienam organizacijos skyriui pagal poreikius
Dokumentų valdymas ir administravimas
Visas užduotis ir dokumentus centralizuojate vienoje vietoje, taip sumažindami prarastų dokumentų skaičių
Verslo procesų modeliavimas
Editor funkcija leidžia savarankiškai kurti ir modifikuoti procesus be programuotojų, be išlaidų, be laukimo
Elektroninė sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų apskaita
Elektroninė sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų apskaita žymiai sutrumpina jų apdorojimo laiką, taip sumažindama veiklos sąnaudas
Užduočių ir kasdienio darbo automatizavimas
DVS leidžia pagreitinti darbą net iki 70%. Peržiūrėkite mūsų atvejų tyrimus, kaip kasdien palengviname darbą tūkstančiams įmonių
Formos ir elektroninis pasirašymas
Saugiai ir teisėtai. Visos formalios procedūros užtruks tik kelis paspaudimus mūsų sistemoje
Dokumentų procesų automatizavimo sprendimo kainos
Konica Minolta dokumentų valdymo sistema leidžia automatizuoti įvairius organizacijos dokumentų procesus – nuo sąskaitų tvirtinimo iki sutarčių ar personalo dokumentų administravimo. Galite pradėti nuo vieno proceso ir vėliau sistemą plėsti pagal organizacijos poreikius, pridedant naujus dokumentų srautus ir integracijas su kitomis verslo sistemomis.
Galimi procesai: sąskaitų tvirtinimas (galima API integracija), sutarčių suderinimas, sutarčių archyvavimas, HR dokumentų valdymas.
Tai tik keli dažniausiai pasirenkami procesai – dokumentų valdymo sistema gali būti pritaikyta ir kitiems organizacijos procesams.
Papildomi dokumentų procesai gali būti įsigyjami nuo 49 €/mėn. Nauji procesai gali būti diegiami bet kuriuo metu, todėl dokumentų valdymo sistemą galima lengvai plėsti augant organizacijos poreikiams.
Be šiame puslapyje pateiktų pavyzdžių, sistema gali būti pritaikyta ir kitiems procesams – pavyzdžiui, pirkimų, projektų, kokybės ar vidinės dokumentacijos valdymui.
Jeigu norite sužinoti kitų procesų automatizavimo galimybes ir kainas, susisiekite su mumis ir parengsime individualų pasiūlymą jūsų organizacijai.
Integracijos su verslo sistemomis
Konica Minolta dokumentų valdymo sistema gali būti integruojama su įvairiomis verslo platformomis, tokiomis kaip įmonės išteklių planavimo (ERP), klientų santykių valdymo (CRM), apskaitos ar personalo valdymo sistemos. Integracijos leidžia automatizuoti duomenų mainus tarp dokumentų valdymo sistemos ir kitų verslo platformų ir užtikrina sklandų informacijos srautą visoje organizacijoje.
Sistema gali būti integruojama su tokiomis platformomis kaip: SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Zoho, Agile CRM, Pipedrive, DocuSign, Dokobit ir kt.
Eksperto įžvalga apie dokumentų valdymo sistemą
„Dirbdami su įvairiomis įmonėmis siekiame padėti organizacijoms tapti efektyvesnėmis ir labiau susitelkusiomis į savo tikslus. Ne kartą įsitikinome, kaip Konica Minolta dokumentų valdymo sistema (DVS) iš esmės keičia kasdienius procesus – automatizuoja pasikartojančias užduotis, mažina popierizmo kiekį ir taupo brangų darbuotojų laiką.
Įmonėms, kurios nori optimizuoti veiklą, sumažinti kaštus ir leisti specialistams susitelkti į svarbesnius darbus, DVS tampa ne tik įrankiu – tai investicija į organizacijos produktyvumą ir skaitmeninę transformaciją.“
___
Valentinas Boguševičius
ITS skyriaus vadovas
Sužinokite, kaip dokumentų valdymo sistema gali optimizuoti jūsų organizacijos procesus!
Užpildykite formą ir mūsų specialistai susisieks su jumis bei pristatys dokumentų valdymo sistemos galimybes.
✔ Konsultacija trunka apie 15 min;
✔ parodysime kaip veikia sprendimas;
✔ įvertinsime jūsų dokumentų procesus.
Konsultacija nemokama ir be įsipareigojimų.
