Svarbiausios šiuolaikinio spausdintuvo funkcijos: nuo skaitmeninimo iki debesijos

Spausdintuvai šiuolaikiniame biure jau seniai nėra skirti vien tik dokumentų spausdinimui. Šiandien tai išmanūs multifunkciniai įrenginiai dalyvaujantys kasdieniniuose biuro procesuose ir tokiose užduotyse kaip: informacijos skaitmeninimas, dalijimasis failais, dokumentų saugumo užtikrinimas bei kasdienių procesų automatizavimas. Tinkamai pasirinktos tokių įrenginių funkcijos leidžia darbuotojams ne tik sutaupyti laiko ir veiklos kaštų, bet ir ženkliai sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę bei prisideda prie efektyvaus bendradarbiavimo.
Todėl renkantis įrenginį svarbu atsižvelgti ne tik į spausdintuvo kainą, bet ir į tai, kokias funkcijas jis suteikia. Tai ypatingai aktualu, renkantis biurui skirtus lazerinius spausdintuvus ar daugiafunkcius įrenginius.
 

Skaitmeninimas ir OCR: popierinių dokumentų pavertimas redaguojamais failais

Viena naudingiausių šiuolaikinių spausdintuvų funkcijų – OCR (optinis ženklų atpažinimas). Ši technologija leidžia nuskenuotame dokumente esančius tekstus atpažinti ir paversti skaitmeniniais duomenimis.
Tai reiškia, kad nuskenavus popierinę sutartį, sąskaitą ar bet kokį kitą dokumentą iškart galite gauti redaguojamą „Word“ ar „Excel“ failą arba paieškai pritaikytą PDF dokumentą.
Taip galima reikšmingai sutrumpinti duomenų perkėlimo į sistemą procesą – vietoj kiekvieno dokumento suvedinėjimo ranka, jie tiesiog yra nuskenuojami, o tekstinė informacija automatiškai atpažįstama OCR pagalba.
 

Debesijos integracija: sklandus darbas su „OneDrive“, „Google Drive“ ir „Dropbox“

Dauguma modernių printerių gali būti integruojami su tokiomis populiariomis debesijos saugyklomis kaip „OneDrive“, „Google Drive“ ir „Dropbox“. Taip išvengiama tarpinės grandies – kompiuterio ir nuskenuoti dokumentai keliauja tiesiai į debesiją.
Ši funkcija ypač naudinga hibridiniu būdu dirbančioms komandoms, kurios kasdienybėje susiduria su dideliais kiekiais bendrų dokumentų. Naudojant šią funkciją, visi nuskenuoti dokumentai gali būti saugomi tiesiai į bendrą įmonės aplanką ir yra nuolat pasiekiami tiek per naršyklę, tiek spausdintuve.
Pavyzdžiui, darbuotojas gauna ranka pasirašytą sutartį, įprastai reikėtų ją nuskenuoti ir išsaugoti kompiuteryje, o tada siųsti kolegoms el.paštu. Su debesijos integracija šie žingsniai eliminuojami ir po skenavimo dokumentas iškart tampa prieinamas kolegoms bendrame aplanke.
 

Belaidis ir mobilusis spausdinimas iš bet kurio įrenginio

Dar viena svarbi šiuolaikinių spausdintuvų savybė – galimybė spausdinti be fizinio prisijungimo prie kompiuterio. Naudojant Wi-Fi Direct, AirPrint ar specialias programėles, dokumentus galima spausdinti tiesiai iš išmaniojo telefono ar planšetės.
Tai greitas ir patogus spausdinimo būdas nuolat judantiems darbuotojams ir biuro svečiams. Reikalingus failus turint telefone ar planšetėje, nereikia jų papildomai perketi į kompiuterį ir galima atspausdinti vos atvykus į biurą.
 

Konfidencialus spausdinimas ir saugumas: dokumentų apsauga PIN kodu ar kortele

Biure spausdinami dokumentai neretai turi jautrios informacijos – finansinių duomenų, konfidencialių sutarčių, klientų ar darbuotojų asmeninių duomenų. Todėl labai svarbu užtikrinti, kad tokia informacija būtų pasiekiama tik asmenims turintiems teisę jais disponuoti.
Secure Print arba Follow-me Print funkcijos padedau žtikrinti, kad dokumentas būtų atspausdintas tik tada, kai atsakingas darbuotojas autorizuojasi prie įrenginio. Tai galima padaryti naudojant PIN kodą, darbuotojo kortelę ar kitą autentifikavimo būdą.

Pavyzdžiui, finansų skyriaus darbuotojas siunčia spausdinimui atlyginimų ataskaitą, tačiau dokumentas nėra iš karto paleidžiamas į dėklą - jis atspausdinamas tik darbuotojui priėjus prie spausdintuvo ir autentifikavusis PIN kodu arba kortele. Taip užtikrinamas dokumento saugumas ir sumažinama konfidencialios informacijos nutekinimo rizika.
 

Automatinės dokumentų apdailos funkcijos: susegimas, lankstymas ir skylių mušimas

Kai biure periodiškai ruošiamos didelės ataskaitos, prezentacijos ar dokumentų rinkiniai, verta rinktis spausdinimo įrenginius su papildomom dokumentų apdailos funkcijom, tokiom kaip segimas, lankstymas, skylių mušimas.
Šios funkcijos reikšmingai prisideda prie procesų automatizavimo, nes išvengiama daug rankinio darbo, o laiką skirtą dokumentų segimui ar lankstymui galima panaudoti kitoms tiesiogiai su darbo funkcijomis susijusioms užduotims.
 

Išmaniosios EKO funkcijos ir energijos taupymo režimai

Šiuolaikiniai lazeriniai spausdintuvai ir sėkmingai pritaikomos jų funkcijos, gali padėti ne tik sumažinti poveikį aplinkai bet ir optimizuoti spausdinimo eksploatacines išlaidas. Tam naudojamos įvairios EKO funkcijos bei energijos taupymo rėžimai, skirti efektyviam popieriaus ir elektros energijos panaudojimui:

• Automatinis dvipusis spausdinimas leidžia sumažinti sunaudojamo popieriaus kiekį;
• Dvigubo skenavimo (dual scan) funkcija ne tik padeda taupyti laiką bet ir sumažina energijos suvartojimą;
• Žemo lydymosi temperatūros toneriai gali padėti sumažinti energijos poreikį spausdinimo metu;
• Išmanusis miego režimas sumažina elektros energijos sąnaudas tada, kai įrenginys yra nenaudojamas, pvz.: nakties metu;
• Eco-Print funkcija pasitarnauja spausdintuvui veikiant miego režimu - gavus spausdinimo užduotį aktyvuojami tik spausdinimui reikalingi komponentai, o valdymo ekranas lieka išjungtas.

 

Rinkitės ne tik pagal kainą

Taigi, renkantis spausdinimo įrenginį kasdienėms biuro užduotis, spausdintuvo kaina neturėtų būti vienintelis kriterijus. Daugeliu atveju, biuro aplinkoje, kurioje dirbama su didesniais dokumentų kiekiais arba taikomas hibridinis darbo metodas, verta apsvarstyti multifunkcinius spausdintuvus su tokiomis papildomomis funkcijomis kaip: OCR, debesijos integracija, mobilusis spausdinimas, dokumentų apsauga, automatinė spaudinių apdaila, EKO režimai - tai gali ne tik reikšmingai  optimizuoti kasdienius darbo procesus, bet ir padėti sutaupyti finansiškai.

Kaip tik šiuo metu ieškote spausdinimo sprendimų savo biurui? Susisiekite su mumis – padėsime išsirinkti spausdintuvą pagal jūsų darbo procesus, dokumentų kiekius ir poreikius.