Kodėl verta naudotis ScanFlow for Invoices sąskaitų valdymo sprendimu?
Efektyvus dokumentų valdymas šiuolaikiniame versle yra nebe prabanga, o būtinybė. Ar pastebėjote, kad darbuotojai vis dar nemažai laiko praleidžia atlikdami pasikartojančius veiksmus. Dokumentus reikia skenuoti, apdoroti ir pristatyti į skirtingas vietas: persiųsti kolegoms, įkelti į CRM sistemą, elektroninį archyvą ir t. t.
Dokumentų skaitmenizavimo procesas yra paremtas OCR (Optical Character Recognition) algoritmu. Šio funkcionalumo pagalba randamos ir atpažįstamos dokumente esančios tekstinės ir skaitinės reikšmės.
Šiuolaikinėse organizacijose didelė dalis dokumentų vis dar gaunama įvairiais formatais – el. paštu, PDF failais ar popieriniais dokumentais. Rankinis duomenų suvedimas iš sąskaitų faktūrų ar kitų dokumentų ne tik užima daug darbuotojų laiko, bet ir didina klaidų tikimybę.
Konica Minolta ScanFlow for Invoices sprendimas leidžia automatizuoti sąskaitų faktūrų skaitmenizavimą, duomenų atpažinimą ir jų perdavimą į organizacijos naudojamas sistemas. Naudojant pažangius OCR algoritmus, sistema automatiškai atpažįsta svarbiausią informaciją dokumentuose ir perduoda ją į apskaitos, ERP ar dokumentų archyvavimo sistemas.
Jeigu organizacija siekia dar efektyviau valdyti dokumentus, automatizuotas dokumentų skaitmeninimas gali būti integruojamas ir su dokumentų valdymo sistema (DVS).
Valdykite ir skaitmenizuokite dokumentus lengviau!
OCR (Optical Character Recognition) algoritmai yra esminė dokumentų skaitmeninimo proceso dalis. Šie algoritmai leidžia kompiuteriams nuskaityti ir atpažinti tekstą iš fizinių dokumentų, tokių kaip popieriniai dokumentai, nuotraukos ar PDF failai.
Naudojant OCR technologiją, dokumentuose esanti informacija gali būti automatiškai atpažįstama ir perkelta į skaitmeninę formą. Tai leidžia automatizuoti sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų duomenų suvedimą bei perduoti juos į verslo sistemas.
Kaip veikia automatinis sąskaitų skaitmenizavimas?
Automatinis sąskaitų skaitmenizavimas leidžia organizacijoms atsisakyti rankinio dokumentų duomenų suvedimo ir automatizuoti visą dokumentų apdorojimo procesą – nuo dokumento gavimo iki jo registravimo verslo sistemose. Procesas paprastai vyksta keliais etapais.
Dokumentų gavimas
Dokumentai gali būti gaunami iš įvairių šaltinių – el. pašto, skenerių, serverių ar dokumentų aplankų.
OCR duomenų atpažinimas
Sistema automatiškai atpažįsta dokumentuose esančią informaciją: sąskaitos numerį, tiekėją, datą, sumą ar PVM dydį.
Duomenų perdavimas į sistemas
Atpažinti duomenys gali būti automatiškai perduodami į apskaitos sistemas, įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemas arba dokumentų archyvus, todėl dokumentų valdymas tampa greitesnis ir efektyvesnis.
Tokiu būdu organizacijos gali sumažinti rankinio darbo kiekį, pagreitinti dokumentų apdorojimą ir sumažinti klaidų tikimybę.
Konica Minolta sąskaitų valdymo sprendimo privalumai
Konica Minolta ScanFlow for Invoices sprendimas leidžia automatizuoti sąskaitų faktūrų apdorojimą, sumažinti rankinio darbo kiekį ir užtikrinti sklandų dokumentų integravimą su verslo sistemomis.
Intuityvi vartotojo sąsaja
Lengva integracija su įvairiomis buhalterinės apskaitos ir dokumentų valdymo sistemomis
Galimybė realizuoti sąskaitų skaidymą iki eilučių lygmens
Diegimas ir modifikavimas pagal kliento poreikius
Sąskaita faktūra gali būti susiejama su sutartimi ir kitais sistemoje esančiais dokumentais (pvz.: priėmimo perdavimo aktais)
Iki 95% mažiau popierinių sąskaitų faktūrų
Automatinis dokumentų šablonų atpažinimas ir integracija
- Automatinis dokumentų šablonų atpažinimas.
- Duomenys yra atpažįstami pagal: sąskaitos faktūros numerį, įmonės kodą, apmokėjimo datą, dokumento datą, sumą, PVM sumą ir bet kokius kitus laukus pagal kliento poreikius.
- Duomenys gali būti priimami iš skirtingų šaltinių: el. laiškų, serverio, aplankų ir kt.
- Reikšmės supildomos automatiškai, galimybė koreguoti duomenų įvedimą.
- Lengvai integruojamos su kliento turimomis verslo sistemomis, duomenų bazėmis ir kt.
Integracijos su verslo sistemomis
Vienas svarbiausių dokumentų skaitmeninimo privalumų – galimybė integruoti sistemą su organizacijos naudojamomis verslo platformomis. Automatiškai atpažinti dokumentų duomenys gali būti perduodami į:
- apskaitos sistemas
- įmonės išteklių planavimo (ERP) sistemas
- dokumentų archyvus
- dokumentų valdymo sistemas
Integracijos leidžia užtikrinti, kad dokumentai būtų apdorojami vieningoje sistemoje.
Sąskaitos suvedimo laikas sutrumpėja iki 90%
- Klientas gali tikrinti ir koreguoti įvedamus duomenis.
- Gali būti pritaikoma įvairiems dokumentacijos ir elekroninės korespondencijos tipams.
- Galima užpildyti įvairios informacijos apie dokumentą, pavyzdžiui: dokumento tipas kliento sistemoje, kas yra tvirtintojas, kaštų centrai ir kiti laukai pagal kliento poreikius.
- Atpažintos sąskaitos išsaugomos XML ar PDF formatu ir automatiškai įkeliamos į apskaitos ir dokumentų valdymo sistemas.
Dokumentų automatizavimo nauda verslui
Automatinis dokumentų apdorojimas padeda organizacijoms optimizuoti administracinius procesus ir sumažinti veiklos sąnaudas.
Įdiegus dokumentų skaitmeninimo sprendimą, įmonės gali:
- sumažinti rankinio dokumentų suvedimo laiką
- pagreitinti sąskaitų tvirtinimo procesu;
- sumažinti klaidų tikimybę pagerinti dokumentų archyvavimą.
Norite pasikonsultuoti ar užsisakyti paslaugą?
Užpildykite formą ir mūsų specialistai susisieks su jumis bei papasakos, kaip Konica Minolta sąskaitų skaitmeninimo sprendimas gali padėti automatizuoti jūsų organizacijos dokumentų procesus.
✔ konsultacija trunka ~15 min;
✔ parodysime kaip veikia sprendimas;
✔ įvertinsime jūsų dokumentų procesus.
Konsultacija nemokama ir be įsipareigojimų.